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小企业报销制度

郑州工商咨询 2018/12/12 12:21:01 阅读量:

为了加强公司的财务管理工作,统一各部门的报销程序及规定,现结合公司的具体情况,特制定本制度。

  一、费用报销程序

  1、外购材料用品及支付任何款项均需取得对方开具的收款凭据,在原始单据上要注明费用发生明细、日期、金额大小写要全,原始单据不得有涂改的痕迹,除伙食费(购菜、米、面)以外的原始单据必须加盖有销售方的章,凭合法的原始单据将票据粘贴好,用中性笔填写经费支出报销单。费用支出类的单据要有经办人在原始单据上签字、产品及消耗品入库类单据要有各店库管(收银兼)确认签字;报销费用时要将不同店的费用分开填具经费支出单。

  2、将付款凭单传递给财务会计,由其核对所报销的费用是否合理,手续是否完整、支出金额是否正确,并对所审核的单据签字确认。

  3、将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批。

  4、出纳报销时审核签字手续是否齐全,手续完备后进行付款,并在付款单上加盖“现金付讫”章。

  5、特殊事件急需付现,先向总经理请示后,出纳先行付款手续,后补审批手续。

  6、各店、员工发生的费用必须在发生费用一周内报销,不得拖延时限。

  二、费用报销规定

  1、市内交通费报销:要凭正规发票(公交车票、车租车票)进行报销手续,需要在经费支出单上注明起始地、目的地、办理事项。员工办公无特殊情况不许打车,如有需要,向总经理请示同意后方可打车办事并进行报销手续(在报销单上注明打车原因)。

  2、差旅费用报销:因公出差期间发生的交通费、住宿费凭正规车票、住宿发票进行报销;餐饮费按公司规定按日定额给予报销。公司员工出差借款,应填写借款单,并注明出差时间行程,由财务会计审核、总经理或经总经理授权的指定人员批示后方能支取借款。出差员工应在出差回来,一周内办理报销手续。未在规定期限内办理报销手续的,财务部门应在当月工资中扣回预借的差旅费,待报销时再行支付。

  3、业务招待费的报销:各店业务招待费的报销对象为店长,店长发生招待事项前应向总经理请示,经同意后方可进行限额接待。报销时凭正规餐饮业服务发票、若有在外购的酒水,会同酒水发票或收据,填制经费报销单进行报销。报销单上必须注明招待对象、事由、参加人员。

  4、伙食费的报销:各店伙食费按公司在定额( 元/日/人)范围内给予报销,员工就餐应设立签字簿,不得代签。报销时要把伙食费购买单据和就餐签字表一起粘贴到费用支出单据上。伙食费暂按每周报销二次(周 、周 ),由财务到各店进行单据审批报销手续。

  5、加班用餐费的报销:各店因加班用餐报销费用,需要有加班人员的签字方可履行报销手续。

  6、水电费的报销:各门店水电费用由店长(或财务)负责向出纳借款支付和报销,做好抄表记录;报销时要附上交费单;报销时要将营业用水电和办公用水电分开记录,员工宿舍用水电由员工住宿人员分摊,公司不给予报销。

  7、各店办公及营业设施的维修。需要发生维修费用时,由店长向总经理提出申请,经同意后进行维修,维修购买材料及支付人工费均需要取得原始凭证,按规定填写经费支出单进行报销手续。

  8、店内需要发生的其他支出及购置,应由店长向总经理请示后方可支出。(店长是否有 元以下零星支出的权限)

  三、备用金的管理

  各店由公司总部给予备用金( 元)。由财务开具支出单,经收银员签字收款后由其管理,财务记入收银员应收款名下。备用金主要用于顾客找零、店内小额零星支出(视店长是否有 元以下零星支出权限而定),不得移做他用,更不得将备用金借于他人使用,各店长及员工不得向收银员借公款使用。财务在盘点收银员现金时备用金也要一起盘点。收银员用备用金发生零星小额支出后,应取得完整的报销凭据(见第一条单据注意事项)并在一周内填写费用支出单进行报销手续。(见收银员管理办法)

  四、电话费的管理

  公司给各店配备公用电话,并给予费用限额( 店 元),超支部分由各店自行承担,公司不予报销。

  五、办公费的管理

  办公用品的采购由公司财务集中采购,各店在月末20日向财务上报次月办公用品需求,由财务实行登记造册管理,各店在领用时履行签字手续。

  六、各店领用内部单据的管理

  内部单据及用品的购置由公司统一进行,各店领用时参照办公费的管理规定,履行各项签字调拨手续。

  七、员工借款的管理

  员工因生活困难向公司借款,应向总经理请示,经同意后办理借款手续,员工借款金额不应超过月平均工资的三分之一,财务在次月发放工资时应将借款扣回;员工因工作借款应向总经理请示,经同意后办理借款手续,并在费用发生后一周内办理报销手续,前次借款没有清理,不能出现再次借款的现象。如遇次月发放工资,需要将未报销的借款办理完报销手续后财务再给予发放工资。

  八、促销礼品的管理

  各店做促销活动购买礼品,需由店长向总经理书面出具活动方案、礼品购买计划,由总经理批准后安排购买,礼品分发到各店需由库管(收银兼)签字确认收货,一并纳入系统视同库存商品管理,礼品的发放在营业流水单上注明并视同销售在系统内做销单处理(如不能纳入系统管理,需要把礼品做好签收表,每月末交财务核实销)。相关业务办理人员根据店内库管签收的单据办理报销手续。

  九、公司固定资产、低值易耗品的管理

  财务设财产(固定资产、低值易耗品)账,对这些资产按部门管理,于9月进行一次清查建账,由各店长签字确认后,由其对资产的安全性进行管理。各店之间资产调拨,调拨方要开具出库单经调入方签字确认,并将确认单据传递给财务进行转账处理,年底财务核实一次各店财产。各店长遇轮岗换岗,财产账同样需要办理签字移交手续。

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